A boa
ortografia
A maneira
como você redige seus emails reflete diretamente como as pessoas enxergam
você. Seus amigos e parentes sabem como você é, como se comporta,
seus gostos e particularidades. Mas, no trabalho, é
fundamental escrever emails com boa ortografia e clareza quando
está negociando com alguém ou simplesmente tratando de assuntos do
trabalho. Isso significa passar uma imagem positiva de você mesmo.
A
comunicação no trabalho
É preciso
entender que o email, assim como as antigas cartas, precisa de um formato
de comunicação. Quando nos comunicamos pessoalmente é muito fácil
decodificar no rosto de uma pessoa para identificar aprovação ou
reprovação, por exemplo. Ao telefone, é possível sentir pelo tom de voz se
a conversa está agradando ou desagradando. Já o email, que é uma
forma de comunicação escrita e naturalmente mais impessoal, acaba dando
espaço para muitos mal-entendidos, muitas vezes causados por falsos
julgamentos do que está escrito. A comunicação escrita depende
de clareza para evitar constrangimentos, principalmente no trabalho.
O uso do Caps Lock e palavrões
Um dos
erros mais tenebrosos que as pessoas insistem em cometer é o uso do Caps
Lock. Às vezes, queremos passar uma impressão de marca pessoal em
nossa comunicação. Muita gente gosta de se diferenciar ao escrever
em letras maiúsculas, mas nos emails, esse é um erro capital por uma
questão muito simples: as letras grandes incomodam a leitura.
No ambiente digital, esse tipo de redação de texto passa a impressão
de que você está gritando o tempo inteiro. Lembre-se dos
quadrinhos: quando o personagem quer exclamar, as letras são exibidas
em caixa alta. Tome cuidado com esse erro, principalmente no trabalho.
Palavrões
são casos à parte. Você pode até usar palavrões para se expressar com
humor com amigos e família, mas, no trabalho, obviamente, você será
visto como mal-educado – mesmo nas comunicações internas de trabalho
entre colegas. Nos emails profissionais, esse é um erro crasso que pode
levar à demissão compulsória, dependendo da situação. E não se
esqueça: gírias e vícios comuns na língua falada – como “tipo assim”
– também não pegam bem.
As correntes de email
Situações
inusitadas em que pessoas se dão mal, vídeos engraçadinhos, links
para matérias curiosas em sites com conteúdo de tabloide, etc. Assim como
no mundo real, nem todo mundo compartilha com você seu senso de
humor, tampouco quer ou tem tempo para receber piadas ou textos
reconfortantes.
É preciso
filtrar cada tipo de conteúdo e escolher os
destinatários apropriadamente. Quando for copiar milhões de pessoas
naquele link que você julgar ser interessante, pense: aquelas pessoas
gostariam desse tipo de coisa ou precisariam necessariamente daquele
tipo de conteúdo?
Saber para quem mandar, para quem copiar e
para quem responder
Nos emails, é preciso ter atenção para
quem pretende mandar uma determinada mensagem. As chances de você mandar
um email para um destinatário errado são grandes. É preciso muita
atenção.
Um
cuidado importante diz respeito a quem você pretende copiar na
mensagem. Os campos CC (com cópia) e CCO (com cópia oculta) devem
ser bem utilizados. Se você quer que colegas participem da conversa,
clique em CC.
Se quiser
que eles saibam que está conversando, mas não quer que o destinatário
saiba que uma determinada pessoa lê a comunicação em cópia, inclua-a
no campo CCO. É bom avisar colegas ocultados na conversa sobre o
envio e o conteúdo da mensagem que você enviou em CCO para evitar
constrangimentos. Se você for copiado ocultamente em uma conversa,
saiba que a comunicação é apenas para seu conhecimento, não para sua
resposta. Na hora da resposta, os mesmos conceitos são válidos:
o botão de resposta (RE) é usado para réplica de um único
destinatário, enquanto que responder a todos (RES) envia a mensagem aos
demais.
O poder do email como documento
Muitas
vezes, digitamos emails apressadamente e nem pensamos sobre seu
conteúdo. Há momentos em que, sem querer, digitamos informações
sensíveis ou secretas, que nem todo mundo precisaria ou poderia
saber. Uma vez enviado, o email fica gravado no computador de quem o
recebeu. E email mandado não tem volta. Por isso, os emails são
considerados documentos. São provas de que foi você quem escreveu aquele
determinado material. Então, antes de enviar emails importantes, como
comunicações de trabalho, oficialização de
procedimentos profissionais, cobranças, acordos realizados, ou mesmo
na vida pessoal, fique atento ao seu estado de espírito no momento
de redigir sua mensagem.
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